Responsável por ser um dos maiores custos, gestão de suprimentos no hospital deve ter seu fluxo logístico ancorado na tecnologia
Estoque parado, desabastecimento ou perda de itens. Seja qual for o problema, as consequências pesam significativamente nas contas da organização. Isso justifica a importância de nos atentarmos à gestão de suprimentos do setor hospitalar. Afinal, estamos falando do setor responsável pelo segundo maior custo de uma instituição de saúde, atrás apenas de mão de obra.
Por se tratar de um setor tão importante, uma gestão inteligente deve se apoiar na tecnologia, que vem justamente ofertar uma infinita geração de dados e nos dar embasamento de como analisar essas informações que permeiam a organização.
Afinal, quando falamos do tão almejado hospital digital, onde o paperless é a rotina da instituição, a obrigação da gestão é também automatizar e digitalizar a cadeia de suprimentos, tudo num só lugar para que toda a ‘trajetória’ do medicamento e material seja devidamente registrado.
A tecnologia desempenha, portanto, um papel vital para a sustentabilidade dessas operações hospitalares. Com os dados de medicamentos, refeições, bolsas de sangue, dentre outros materiais, por exemplo, é possível planejarmos compras olhando para o futuro e não para o que foi usado ou mal utilizado no mês anterior.
Além disso, o setor de suprimentos deve ter em mãos o fluxo logístico hospitalar. Ou seja, ter a certeza de que os profissionais conheçam, de fato, os números, os picos da demanda e relacione esse aumento da procura com as causas.
A tecnologia vem justamente abastecer a gestão sobre, por exemplo, a quantidade de material que circula em cada setor e sua classificação.
Além das soluções digitais tão essenciais para a performance do setor de suprimentos, cabe um olhar externo à instituição sobre a atual situação econômica do Brasil. Esse contexto pede maior atenção por parte dos gestores, protagonistas capazes de tornar a cadeia de suprimentos mais moderna e sustentável, sem desperdício.
É importante pensar também em um investimento para que se desenvolva uma área de inteligência de compras que consiga manter a inflação interna sob controle e atender todas as necessidades com um orçamento mais enxuto, utilizando conhecimento e tecnologia.
Impactos da Covid-19 na Gestão de Suprimentos Hospitalares
A cadeia “produto certo, na hora certa, no local certo” sempre foi um verdadeiro Everest a ser vencido pelos gestores, porém essa equação nunca foi tão desafiadora como durante a pandemia.
Espera-se de uma gestão hospitalar, seja qual for o cenário, um plano de contingência que tenha, dentre várias ações, estratégias de suprimentos ajustadas para momentos críticos, antecipando as futuras demandas.
Nesse plano, o gestor desenha, por exemplo, ações que serão tomadas caso haja escassez de determinados itens no mercado, qual produto alternativo pode ser utilizado nessa situação evitando, assim, a descontinuidade do atendimento, dentre outras medidas.
Infelizmente, o impacto da Covid-19 em todo o mundo mostrou que poucas instituições possuem uma gestão estratégica de suprimentos.
Em meio a pandemia, a rápida tomada de decisão que influenciasse no volume dos estoques, a mudança de fornecedores e o relacionamento com esses players foram alguns remédios que amenizaram os sintomas da Covid na administração.
Para a gestão de suprimentos, a pandemia deixa legados marcantes, como estratégias colaborativas de compras, reforço das redes de fornecimento, desenvolvimento de novos mercados fornecedores, fortalecimento da indústria nacional e, claro, a aplicação de tecnologias e inovações.
Cadeia de Suprimentos 5.0
Investir em tecnologia no setor de suprimentos do hospital é obter, de forma inteligente, dinâmica e direta, o controle de processos e materiais, ou seja, sem erros nem desperdícios. Investir em soluções digitais para este setor é crucial para o seu melhor desempenho e, consequentemente, para a sustentabilidade do negócio da instituição.
Assim como acontece com os prontuários eletrônicos, que reduzem a eliminação de erros de registros, os sistemas de ERP (Enterprise Resources Planning), que auxiliam os líderes a unificarem dados dentro da cadeia em um mesmo canal, dentre outros exemplos.
Isso significa evitar perdas futuras e, porque não dizer, recuperar os gastos ocorridos. É a gestão inteligente da cadeia de suprimentos tendo como braço direito a tecnologia, pois o gestor tem em suas mãos a combinação de dados que podem detectar, por exemplo, a falta de estoques de sua unidade de atendimento.
Com a tecnologia, o gestor consegue mapear ainda problemas com os dados fornecidos e, assim, agir com mais rapidez aos futuros contratempos.
Isto é, o administrador consegue prever comportamentos de seu estoque, os períodos de sazonalidade, evitar produtos com validade vencida ou, simplesmente, não ter seu estoque zerado por falta de itens. Todos esses problemas impactam diretamente no atendimento de qualidade para o paciente.
A tecnologia também torna as compras mais inteligentes. No momento da cotação, valor de item por item é repassado e esse minucioso trabalho pode contar com a ajuda da inteligência artificial, que mostra automaticamente o melhor preço.
Isso é agilidade para que a equipe de compras decida rapidamente sobre a aquisição e volume. É a tecnologia oferecendo para o gestor um menor tempo de cotação, pois há um melhor monitoramento dos preços dos fornecedores. A análise de propostas que demoraria horas passa a ser feita em poucos minutos.
Afora a redução de desperdício, é importante salientar que a aplicação de soluções digitais também contribui por uma maior transparência na cadeia de fornecedores, uma vez que temos maior previsibilidade nos processos de compras.
A otimização do gerenciamento dos ciclos de compra simplifica o trabalho administrativo que, neste caso, são procedimentos repetitivos passíveis de erros humanos. A tecnologia reduz esses erros e assegura que as negociações ocorram de forma transparente e íntegra, inibindo irregularidade e práticas fraudulentas.
Módulo Gestão de Suprimentos Hospitalares Otto hx
É como dizem por aí: Itens acumulados em estoque, é sinônimo de dinheiro parado. Seguindo essa máxima, nada melhor que uma boa gestão de suprimentos. E é isso que o conjunto de aplicações do processo de gestão de suprimentos e logística da OTTO HX, não apenas se propõe, mas faz!
Assim, apresentamos as funcionalidades que consideramos essenciais, a saber:
• Garantia da rastreabilidade total dos itens, desde a entrada até o acompanhamento de todas as movimentações;
• Total controle de validade dos lotes, evitando desperdício, bloqueando a utilização de itens vencidos e otimizando a gestão dos itens;
• Parametrização para controle, bloqueio e liberação de lotes por central de abastecimento;
• Cálculo do ponto de pedido de compras conforme consumo, baseado em curva ABC ZYZ;
• Controle de estoque mínimo, máximo e ponto de pedido para melhor gestão de dispensação e do processo de compras;
• Acesso amigável a ficha kardex de forma que a consulta fique simples e com informações relevantes;
• Todo o processo de reserva cirúrgica a fim de separação das caixas cirúrgicas e seus respectivos insumos, todo através do processo de código de barras;
• Processo de produção interna de produtos;
• Total integração com os módulos assistenciais, tais como Prontuário Eletrônico e Enfermagem.
Informações em tempo real é com Otto hx
Além disso tudo, a plataforma Otto hx entrega aos gestores relatórios padronizados dos principais indicadores do setor de suprimentos: reposição de estoque, consumo médio, custo médio, reposição de compras, relatórios de fechamentos e inventários, como por exemplo.
Aprimorando ainda mais essa gestão, dentro do Otto hx ainda é possível criar visões personalizadas dentro do Módulo Gestor (Business Intelligence), de acordo com as necessidades da instituição. Esse módulo fornece relatórios com dados que permitem uma visão mais global, auxiliando o CEO a tomar decisões mais estratégicas.
Para mais informações sobre gestão de suprimentos, entre em contato com o time da Otto hx.
