A importância e o impacto da tecnologia na previsibilidade dos custos na gestão hospitalar
A busca pelo crescimento e expansão dos serviços hospitalares de uma instituição de saúde passa, necessariamente, pelo uso da tecnologia nos processos, pois é por meio dessas soluções que será possível inovar, aumentar a produtividade, reduzir custos, entre outros benefícios.
Em meio a as diversas melhorias que essa transformação digital acarreta, vale a pena detalhar o impacto da tecnologia na previsibilidade de custos em uma organização de saúde e saber o quanto as soluções digitais são fundamentais para a gestão de custos hospitalares.
Em se tratando de gestão de custos de instituições de saúde, estamos falando de grupos de itens que abrangem despesas, tais como: folha de pagamento, equipamentos, materiais, medicamentos, impostos, água,energia elétrica, dentre tantos outros dados.
Cruzar todas essas informações é essencial para que o gestor saiba como está a rotina de cada setor de seu hospital e, assim, tome decisões mais assertivas. Afinal, ele terá em suas mãos quais são os gargalos e as oportunidades da organização. E quanto mais dados, maior a necessidade de uma análise assertiva e profunda dos processos do hospital.
Com a tecnologia é possível não apenas analisar como está sendo executado o trabalho de cada setor, como também ter a ciência de que esse serviço está sendo feito de modo produtivo ou não. Com essas informações em tempo real, a previsibilidade dos custos administrativos e operacionais impacta diretamente na formação de valores. Um exemplo é frente as operadoras de saúde.
Com a ciência do preço dos procedimentos, o administrador passa a ter muito mais sucesso nas negociações, já que entende exatamente qual é a realidade de sua instituição, o quanto se gasta e, consequentemente, o preço que deve ser cobrado.
Em um cenário oposto, quando não se tem tais informações, os valores passam a ser baseados no preço estabelecido pelo mercado e não conforme a realidade do hospital.
Tecnologia e controle dos custos hospitalares
Quando se trata de previsibilidade de custos hospitalares, é necessário ponderar que estamos diante de uma infinidade de dados. São valores, como o serviço e material médico hospitalar, o custo da sala de operação por hora, a ociosidade de leitos, o custo de equipamentos e o valor de seu uso por tempo, o custo da mão de obra dos diversos profissionais envolvidos (de médicos a técnicos) etc.
Todo esse universo complexo de custos requer, ainda mais, a necessidade de uma tecnologia especializada. Afinal, estamos analisando rotinas que envolvem informações das mais variadas naturezas. E quando se tem em mãos uma tecnologia mais assertiva, que responde às dores do gestor, é possível detectar problemas internos e externos, se o que foi produzido foi faturado (ou não), a mensuração do custo físico do material e do medicamento utilizado etc.
Com base nessa ficha técnica do que se gasta e do que se paga que o gestor saberá, dentre outros benefícios, se o valor recebido da operadora condiz com o que está sendo gasto pelo hospital.
Além de um maior poder na negociação, vale ressaltar também que, com a tecnologia, a gestão consegue mensurar melhor os custos hospitalares e, consequentemente, identificar os procedimentos que devem ser melhorados.
Ainda sobre o papel da tecnologia na previsibilidade dos custos, é preciso pontuar que com as soluções digitais, a gestão tem conhecimento, em tempo real, de atrasos e da quantidade de atendimentos que estão acontecendo na instituição. Esses dados impactam diretamente nos custos e no quanto está sendo desperdiçado no hospital.
Tecnologia e glosas hospitalares
Um dos grandes problemas enfrentados pela administração hospitalar e que impacta diretamente a gestão de custos e receitas é a glosa (o não pagamento de procedimentos pela operadora de saúde), pois ela acaba elevando despesas financeiras e administrativas da organização.
As principais origens das glosas hospitalares são relacionadas a materiais e medicamentos, honorários, diárias e OPME (Órteses, Próteses e Materiais Especiais). E esse problema se agrava ainda mais quando estamos diante de um contexto com orçamentos reduzidos, em que um faturamento não recebido ou recusado pelo convênio afeta sensivelmente a gestão financeira da instituição de saúde.
E como a tecnologia pode ajudar o gestor diante deste delicado cenário?
Primeiramente, é preciso lembrar que as glosas ocorrem, na maioria das vezes, por falta de dados de um atendimento. São falhas que acontecem ao preencher informações sobre o serviço prestado para o paciente desde o agendamento de sua primeira consulta até a sua alta. Ou seja, as informações fornecidas pelo hospital apresentam incoerências. O resultado: a instituição de saúde arca com as contas a pagar.
Esses erros acontecem por diversos motivos, mas as principais razões que levam à glosas são porque, muitas vezes, o preenchimento de dados é feito de forma manual, ou, então, são enviados documentos desatualizados ou incompletos para a operadora.
A ausência de tecnologia nesses procedimentos leva a gestão de custos e de receita a entrar em um círculo vicioso, uma vez que, sem um sistema de gestão inteligente, procedimentos e dados acabam se perdendo e, assim, gestores se veem diante do aumento de glosas.
E pior: o gestor sequer consegue identificar qual a origem desse prejuízo justamente porque não tem informações.
Como a solução deste problema está justamente em obter dados, faz-se extremamente necessário a adoção de tecnologias capazes de rastrear e controlar as informações durante toda a jornada do paciente.
Com softwares de gestão é possível armazenar e analisar, em tempo real, o grande volume de dados dos mais diversos setores do hospital. Só assim, a organização de saúde vivenciará um maior controle de seus procedimentos, obterá um acompanhamento melhor e mais assertivo durante toda a jornada do paciente, além de evitar desperdícios.
Não se trata apenas de uma tendência de mercado, mas sim de uma necessidade a adoção de soluções digitais nas instituições de saúde. Para isso, a alta liderança deve compreender, de fato, que a tecnologia é base do negócio e, é através dela, que a organização poderá impulsionar o seu serviço rumo à excelência.
Reduzir atividades manuais e digitalizar processos em todo o hospital, inclusive na gestão de custos e receita, é a porta de entrada para a tomada de decisões eficientes, que miram o crescimento e o maior faturamento das instituições.
Mais Performance e resultados com o Sistema de Gestão Hospitalar e de Clínicas Otto hx
O conjunto de funcionalidades do sistema Otto hx auxilia na gestão de manutenção de contratos, fechamentos de contas e geração de arquivos de fechamento, de acordo com as regras pré-estabelecidas com as operadoras.
Cria-se todos os subsídios necessários para os gestores financeiros, em análises constantes para identificar onde há gargalos nos processos para apoiar a tomada de decisão de forma assertiva, evitando perdas de receitas. O alerta de pendências, por exemplo, só permite o fechamento de processos até que o acerto das respectivas sejam concluídas, proporcionando uma redução substancial das glosas da instituição.
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