A gestão eficiente de suprimentos em hospitais apresenta um desafio crítico para a administração. Afinal, suprimentos médicos, equipamentos e medicamentos são elementos essenciais que garantem não apenas o funcionamento da instituição, mas também a qualidade do atendimento prestado.
No entanto, a falta de controle adequado pode resultar em uma série de problemas, desde o desperdício de recursos, passando pela falta de itens essenciais, até o aumento de custos operacionais.
Diante desse cenário, a automação de processos surge como uma solução estratégica para otimizar essa gestão, com o objetivo de reduzir custos e melhorar a eficiência.
Para auxiliar hospitais nesse processo de modernização, elaboramos este guia prático, que apresenta cinco passos para automatizar a gestão de suprimentos e, assim, alcançar ganhos financeiros e operacionais significativos. Confira!
Passo 1: Realizar um diagnóstico completo do processo atual
Antes de iniciar qualquer processo de automação, é importante entender detalhadamente o cenário atual da gestão de suprimentos. Isso significa, em primeiro lugar, mapear o ciclo completo de suprimentos, desde a solicitação interna de materiais até o seu consumo final.
Durante essa análise, é fundamental identificar os pontos críticos que afetam a eficiência do processo, tais como:
- Duplicidade de processos manuais;
- Falta de padronização na aquisição de suprimentos;
- Estoque excessivo ou inadequado;
- Baixa rastreabilidade de itens críticos.
Além disso, é imprescindível revisar os custos atuais com suprimentos, categorizando-os por tipo de produto e frequência de uso. Para resumir, esse diagnóstico completo fornecerá uma base sólida para definir quais processos devem ser automatizados e identificar onde as melhorias podem ser mais significativas.
Passo 2: Implementar um sistema de gestão automatizada (ERP)
Após a realização do diagnóstico e com os principais gargalos mapeados, o próximo passo é implementar um sistema de gestão empresarial, também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning).
O ERP é vital para a automação da gestão de suprimentos, pois centraliza e integra todos os dados e processos relacionados ao ciclo de compras, gestão de estoque, controle de custos e distribuição de suprimentos.
Com a implementação de um ERP, a equipe de gestão passa a ter acesso a uma plataforma unificada que oferece uma série de vantagens, como:
- Automatização da emissão de pedidos de compra com base nos níveis de estoque;
- Visibilidade em tempo real do inventário de todos os setores do hospital;
- Facilidade no rastreamento de produtos e sua validade, o que contribui para a redução de perdas e desperdícios;
- Integração dos processos de suprimentos com os departamentos de contabilidade e financeiro, proporcionando uma visão clara e precisa dos custos.
Ao escolher um ERP, é preciso estar atento a alguns aspectos importantes, tais como: a escalabilidade do sistema, a integração com outros softwares utilizados pelo hospital e a capacidade de personalização para atender às necessidades específicas da instituição.
Passo 3: Otimizar a previsão de demanda com base em dados históricos
A automação, além de integrar sistemas, também possibilita o uso de APIs para prever a demanda de suprimentos com muito mais precisão. Isso porque esses algoritmos analisam dados históricos, padrões de consumo e sazonalidade para prever o uso futuro de materiais, medicamentos e equipamentos.
Com previsões mais apuradas em mãos, os gestores podem evitar tanto o excesso de estoque – o que significa capital parado e desperdício – quanto a falta de itens críticos, situação que compromete o atendimento aos pacientes.
Além disso, essas ferramentas podem sugerir ajustes no processo de compra para otimizar a reposição de produtos, contribuindo assim para um fluxo de suprimentos contínuo e eficiente.
Outro benefício importante da previsão de demanda automatizada é a redução de custos indiretos, especialmente aqueles relacionados ao armazenamento excessivo ou às emergências de reposição, que geralmente levam a compras com preço elevado.
Passo 4: Automatizar o controle de estoque e rastreamento
Um dos maiores desafios na gestão de suprimentos hospitalares é a falta de controle eficiente sobre o estoque. Essa falha pode acarretar perdas por vencimento de produtos, falta de materiais importantes e excesso de itens de baixa rotatividade. Nesse sentido, a automação do controle de estoque desponta como fundamental para minimizar esses problemas.
A implementação de tecnologias como RFID (Radio-Frequency Identification) e códigos de barras permite automatizar o rastreamento de itens em tempo real.
Cada produto recebe uma etiqueta com código, que é registrada automaticamente em todas as etapas: desde a entrada no estoque até o seu consumo ou descarte.
Com isso, os gestores passam a ter uma visão completa e transparente de: validade dos produtos, localização precisa de materiais e medicamentos dentro do hospital, níveis de estoque em tempo real e o histórico completo de movimentação dos itens.
Esse nível de controle oferece diversas vantagens, dentre elas: a redução significativa do risco de perdas por vencimento ou falta de produtos, tal como a gestão de estoque mais enxuta e eficiente, com foco em itens essenciais e de alta rotatividade.
Portanto, a automação do controle de estoque permite que o hospital otimize seus recursos, minimize perdas e garanta a disponibilidade dos materiais necessários para o bom funcionamento da instituição.
Passo 5: Automatizar processos de compras e negociações com fornecedores
A automação, além de otimizar o controle de estoque, também traz benefícios significativos para as negociações com fornecedores e para os processos de compra.
Com um sistema automatizado, o hospital pode, por exemplo, negociar com base em dados de consumo reais, o que possibilita a obtenção de preços mais competitivos por volume. A automação também permite realizar cotações automáticas, agilizando a seleção de fornecedores e garantindo as melhores condições de mercado.
Outra vantagem é a possibilidade de integrar-se diretamente com marketplaces e plataformas de compras colaborativas, acessando um leque maior de fornecedores e produtos a preços mais vantajosos.
Além disso, a utilização de smart contracts (contratos inteligentes) automatiza o cumprimento de acordos com fornecedores, desde a verificação de entregas até o pagamento, garantindo que todas as etapas sejam cumpridas dentro do prazo e sem falhas.
Conheça os benefícios da automação para a gestão de suprimentos hospitalares
A automação da gestão de suprimentos em hospitais não gera apenas melhorias pontuais, mas uma verdadeira transformação, impactando positivamente diferentes áreas, com destaque para os benefícios:
Benefícios Estratégicos:
Otimização de recursos: A automação permite que o hospital utilize seus recursos de forma mais inteligente e eficiente, evitando desperdícios e direcionando investimentos para áreas prioritárias.
Benefícios Operacionais:
Agilidade e eficiência: As tarefas administrativas, como verificação de estoque e emissão de pedidos, tornam-se mais rápidas e precisas, eliminando gargalos e liberando a equipe para focar em atividades estratégicas, como o atendimento ao paciente.
Segurança e conformidade: A rastreabilidade e o controle rigoroso de suprimentos minimizam os riscos de utilização de produtos vencidos ou fora dos padrões de qualidade, garantindo a conformidade com as normas de segurança e a excelência na qualidade do atendimento prestado.
Benefícios Financeiros:
Redução de custos: Com a otimização das compras, do uso e do armazenamento de suprimentos, o hospital reduz significativamente os gastos, evitando desperdícios, compras emergenciais com preços inflacionados e mantendo um controle mais eficiente do capital de giro.
Aprimoramento do atendimento: Um estoque sempre abastecido e sob controle se traduz em menos atrasos e interrupções nos procedimentos médicos, o que significa um atendimento mais ágil e eficaz aos pacientes.
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Em um cenário em que a sustentabilidade financeira e a excelência no atendimento são cada vez mais importantes, a automação da gestão de suprimentos em hospitais deixou de ser apenas uma opção, tornando-se uma necessidade.
Nessa jornada rumo à eficiência, o Otto Hx surge como um aliado poderoso.
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- Garantir a segurança e a conformidade com normas e regulamentações.
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